Wir suchen Sie
Wir suchen eine lebenserfahrene, zuverlässige Persönlichkeit, die Freude daran hat, als Büro-Drehscheibe den Alltag zu tragen und die Geschäftsleitung vertrauensvoll zu unterstützen. Neben den klassischen Büro- und Organisationsaufgaben erhalten Sie auch ein eigenes Reich – einen klar abgegrenzten Zuständigkeitsbereich, in dem Sie selbstständig Verantwortung übernehmen.
Ihre Aufgaben
- Telefonische Drehscheibenfunktion: Externe Anrufe freundlich und professionell entgegennehmen, Informationen aufnehmen, filtern und nach Vorgabe korrekt weiterleiten.
- Allgemeine Büroorganisation: Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablage (digital & physisch).
- Termin- und Kalenderkoordination inkl. Pflege und Mittragen der Jahresagenda.
- Protokollführung und Nachbearbeitung von Sitzungen (inkl. To-do-Listen).
- Pflege von Social-Media-Kanälen und Unterstützung bei der Aktualisierung der Website.
- Nachhalten und Kontrollieren von Prozessen (z.B. Probezeitgespräche, Absenzen, Krankheitsmeldungen).
- Lehrlingsfürsorge im administrativen Sinn mittragen: Überblick über Absenzen, Schule, Vereinbarungen – in Abstimmung mit Standort- und Krippenleitungen.
- Sicherstellen, dass relevante Unterlagen, Protokolle und Fristen rechtzeitig vorliegen.
- Eigenes Reich: Verantwortung für hauswirtschaftliche Abläufe, Qualitätssicherung und Material/Inventar (inkl. Protokolle, Kontrollen, Bestellungen, Ablagen, externe Überprüfungen).
- Unterstützung bei internen Projekten und Events (z.B. Teamanlässe, Tag der offenen Tür).
- Erstellung von professionellen Dokumenten, Präsentationen und Info-Materialien (Word, Excel, PowerPoint).
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung.
- Lebenserfahrung, Verlässlichkeit und Freude an einem geregelten Büroalltag.
- Sehr gute Kenntnisse in Word, Excel und PowerPoint.
- Sichere Rechtschreibung und Flair für Sprache.
- Organisationstalent, vernetztes Denken, selbständiges Arbeiten und Freude an Qualitätssicherung.
- Dienstleistungsorientiertes, freundliches Auftreten.
- Physisch präsent im Büro – nicht rein digital/remote.
Wir bieten
- Abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblick in viele Bereiche.
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.
- Ein eigenes Reich mit klarer Verantwortung.
- Arbeitsort: Hotelkrippe GmbH, Stadt St. Gallen.
- Faire Entlöhnung und Sozialleistungen.