Professionelle Unterstützung in einem internationalen Umfeld
In einem dynamischen und international tätigen Unternehmen im Finanzsektor in Zürich suchen wir eine zuverlässige, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit, die ab sofort Teil unseres Teams werden möchte. In dieser vielseitigen Rolle sorgen Sie dafür, dass der Büroalltag effizient und reibungslos funktioniert.
Aufgabenbereich
In dieser Funktion übernehmen Sie verschiedene Aufgaben, die sowohl die interne Logistik als auch das Facility Management umfassen:
Mailroom und interne Logistik
- Entgegennahme, Kontrolle, Sortierung und Verteilung der eingehenden Post
- Vorbereitung, Frankierung und Versand ausgehender Sendungen
- Termingerechte Weiterleitung an die zuständigen Abteilungen und Stockwerke
- Koordination mit der Schweizerischen Post und externen Kurierdiensten
- Organisation von Abholungen und Sonderzustellungen
- Einhaltung der internen Sicherheits-, Qualitäts- und Versandvorschriften
- Überprüfung, dass keine verbotenen oder gefährlichen Sendungen angenommen oder versandt werden
Facility Management
- Planung, Koordination und Kontrolle externer Dienstleister
- Überprüfung von Räumen, Mobiliar und Einrichtungen
- Erkennung und Meldung von Reparatur- oder Renovationsbedarf
- Bearbeitung und Nachverfolgung von Anfragen über das Ticketsystem
- Koordination technischer Alarme sowie von Brand- und Einbruchsmeldungen
- Organisation der Büro- und Parkplatzvergabe
- Verwaltung von Konferenz- und Sitzungsräumen
- Überwachung der Reinigungs- und Unterhaltspläne
- Erstellung und Kontrolle von Auswertungen zur Büroflächenauslastung
- Verwaltung der Zutrittskontroll- und CCTV-Systeme
- Vergabe und Nachverfolgung von Zutrittsberechtigungen
- Unterstützung bei technischen oder organisatorischen Unregelmässigkeiten
Ihr Profil
- Erfahrung im Facility Management, Gebäudebetrieb, technischen Dienst oder in einer vergleichbaren Funktion
- Erfahrung in einer Poststelle, internen Logistik oder im Kurierwesen ist von Vorteil
- Technisches Verständnis und ein gutes Auge für Unregelmässigkeiten
- Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Professionelles Auftreten, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Gute Deutschkenntnisse sowie praxistaugliche Englischkenntnisse
- Gute MS-Office-Kenntnisse; Erfahrung mit Ticketsystemen ist von Vorteil
Rahmenbedingungen
- Arbeitsort: Zürich-City
- Pensum: 100 Prozent
- Arbeitszeiten: Montag bis Freitag, 08.00 bis 17.00 Uhr
- Stellenantritt: So schnell wie möglich
- Einsatzdauer: Temporärer Einsatz, derzeit ohne festgelegtes Enddatum
Erwarten Sie ein professionelles, internationales Arbeitsumfeld mit hohen Qualitäts- und Sicherheitsstandards. Die Funktion ist vielseitig, verantwortungsvoll und stellt deutlich höhere Anforderungen als der Begriff 'Poststelle' zunächst vermuten lässt.
Wir freuen uns auf Ihr Interesse und darauf, Sie kennenzulernen.